Quelques règles de base guident l'indexeur. Il est conseillé de :

• ne pas indexer sur la base du titre seulement. Les titres sont souvent choisis par l'éditeur pour attirer l'attention sur le produit plutôt que pour informer le lecteur sur son contenu.
• faire preuve d'objectivité. Il faut éviter de juger le contenu du document et respecter l'intention du responsable du contenu intellectuel.
• respecter la portée du catalogage descriptif. Comme c'est le cas pour les périodiques, il arrive souvent que les documents d'une collection monographique ne soient pas catalogués séparément. Ainsi, l'ensemble des sujets traités dans le périodique ou la collection monographique est représenté par des vedettes générales. Par contre, lorsque chaque document d'une collection monographique est catalogué séparément, des vedettes appropriées à son contenu sont assignées.

Attention! La terminologie choisie par le responsable du contenu intellectuel du document est le meilleur point de départ pour commencer la recherche dans le RVM.

Ces termes correspondent souvent à une vedette acceptée ou à un terme rejeté.

Lorsqu'une notice de vedette établie est trouvée, l'examen de ses relations sémantiques permet souvent de repérer une vedette plus appropriée au sujet du document.

Il est conseillé de continuer la navigation dans le réseau sémantique jusqu'à ce que la vedette la plus appropriée soit trouvée.

Spécificité

Les vedettes-matière choisies doivent représenter de façon spécifique le contenu d'un document. Une tête de vedette seule, par exemple Psychologie, peut parfois être la vedette-matière la plus spécifique pour un ouvrage général dans un domaine particulier.

Le plus souvent, une tête de vedette suivie de subdivisions sera nécessaire pour représenter de façon spécifique le sujet du document.

Un document peut traiter à la fois d'un sujet général et du même sujet d'un point de vue particulier, par exemple selon l'aspect géographique. La même tête de vedette doit alors être employée seule d'abord et ensuite suivie de la subdivision géographique appropriée.

Influence du réseau sémantique

Si un document traite d'une majorité de sujets qui sont représentés par des termes spécifiques (TS) d'une même vedette-matière dans le RVM, il est préférable d'assigner la vedette générale seulement.

Par exemple, un document qui traite à la fois d'alpinisme, d'escalade et de trekking sera indexé par la vedette Sports de montagne, puisque les vedettes Alpinisme, Escalade de rocher, Escalade facile et Trekking sont les TS de la vedette-matière Sports de montagne.

Si un document traite de 3 sujets qui correspondent à 3 TS d'une vedette-matière plus générale qui en énumère plusieurs autres, il est préférable d'assigner les 3 vedettes-matière spécifiques plutôt que la vedette générale.

Prenons l'exemple d'un document traitant d'anatomie, de physiologie et de reproduction. Les vedettes-matière correspondantes paraissent comme TS sous la vedette Biologie, qui en énumère plus de 45. Il est conseillé d'assigner les vedettes-matière Anatomie, Physiologie et Reproduction plutôt que la vedette générale pour représenter le contenu du document.

Il n'est pas recommandé d'employer dans une même notice bibliographique une vedette-matière générale et une vedette-matière considérée comme TS sous cette vedette, sauf si le sujet spécifique représente plus de 20% du contenu du document. Dans ce cas, la vedette-matière spécifique est également assignée pour faciliter le repérage du document par un chercheur intéressé par le sujet.

Les notes

Des notes d'application (zone 680) sont présentes dans plusieurs notices du RVM. Elles spécifient la signification de la vedette-matière et expliquent souvent ce qui différencie 2 ou plusieurs vedettes-matière au sens proche. L'indexeur peut ainsi parfois repérer une vedette plus pertinente à laquelle il n'aurait pas pensé.

Il est conseillé de lire les notes d'application en entier.

Validation des vedettes choisies

Pour s'assurer que les vedettes retenues permettent de classer un document avec les autres documents qui portent sur le même sujet, l'indexeur peut :

• faire une recherche par sujet dans le catalogue de sa bibliothèque ou dans un catalogue choisi pour l'autorité et la qualité de son indexation et vérifier comment les vedettes-matière choisies y ont été employées.
• en utilisant la terminologie proposée par l'auteur ou par le RVM, faire une recherche par titre dans le catalogue de sa bibliothèque ou dans un catalogue choisi pour l'autorité et la qualité de son indexation et vérifier quelles vedettes-matière ont été assignées aux documents portant sur des sujets similaires à celui qu'on a en main.

De telles vérifications amènent parfois l'indexeur à revoir son choix initial et permettent ainsi d'assurer la cohérence d'indexation.

Le sujet d'un document peut être difficile à circonscrire et à représenter correctement. Si, après ces vérifications, l'indexeur ne trouve pas la vedette-matière appropriée ou hésite encore entre deux vedettes, il doit reprendre son analyse. Mais d'autres raisons peuvent aussi être à l’origine de ses difficultés :

• les vedettes-matière ne contiennent pas encore de notes d'application permettant de bien comprendre leur signification et leur portée
• le réseau de relations ne permet pas de cerner convenablement le sens d'une vedette-matière
• la vedette-matière appropriée n'est pas encore établie dans le RVM

Il peut alors, en utilisant le formulaire de demande de création, d'équivalence ou de modification d'autorités :

• faire une demande d'ajout d'une note d'application
• demander une révision de vedette en précisant la nature du problème
• chercher dans les LCSH une vedette qui représente le sujet et en demander la traduction au RVM
• demander la création d'une vedette originale

Il peut également choisir une vedette au sens plus large, c'est-à-dire celle qui servirait de terme générique (TG) à la vedette appropriée si elle était établie ;

Attention! La terminologie utilisée ailleurs dans la Francophonie est souvent différente de la terminologie québécoise. C'est le cas entre autres de termes différents employés au Québec, en France et en Belgique pour désigner un même concept en comptabilité. Par exemple les termes « vérification » (Québec), « audit » (France) et « révision » (Belgique) désignent tous le même concept de vérification des états financiers annuels d'une entreprise.

La vedette-matière correspondante fait souvent partie du RVM, mais ses équivalents utilisés ailleurs dans la Francophonie n'y ont pas encore été ajoutés. Les termes différents repérés par les indexeurs de la Bibliothèque de l'Université Laval (BUL) sont ajoutés comme termes rejetés dans le RVM.

Les indexeurs des autres institutions peuvent aussi proposer des termes rejetés, surtout si un long travail d'analyse a été nécessaire pour apparier la terminologie utilisée dans un document à celle du RVM.